Η Άνοδος των Bot στον Εσωτερικό Έλεγχο: Σύμμαχος, Όχι Υποκατάστατο

Ο εσωτερικός έλεγχος ήταν πάντα ένα επάγγελμα που στηρίζεται στην κρίση. Τα πρότυπα, οι διαδικασίες ελέγχου και τα πλαίσια δικλείδων ασφαλείας δίνουν στους ελεγκτές μια δομή μέσα στην οποία εργάζονται, όμως η πραγματική αξία της λειτουργίας προέρχεται πάντα από την ικανότητα του ελεγκτή να ερμηνεύει τι σημαίνει μια αστοχία δικλείδας μέσα στο συγκεκριμένο πλαίσιο, να θέτει την άβολη ερώτηση που ακολουθεί, και να διαμορφώνει μια γνώμη στην οποία το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να εμπιστευτεί. Ακριβώς γι' αυτόν τον λόγο, η είσοδος της αυτοματοποίησης και των bot τεχνητής νοημοσύνης στη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου αξίζει προσεκτική εξέταση, όχι τυφλό ενθουσιασμό ούτε αυτόματη καχυποψία.

Τα bot, με την έννοια που έχει σημασία για τον εσωτερικό έλεγχο, δεν αποτελούν μία ενιαία τεχνολογία. Κυμαίνονται από απλά σενάρια αυτοματοποίησης διεργασιών που αντλούν συναλλαγές από ένα σύστημα ERP σε τακτική βάση, έως εργαλεία επεξεργασίας φυσικής γλώσσας που μπορούν να διαβάσουν χιλιάδες συμβάσεις ή έγγραφα πολιτικής και να επισημάνουν ρήτρες που αποκλίνουν από ένα πρότυπο, έως πιο εξελιγμένα συστήματα που μπορούν να συντάξουν πρώτες εκδοχές φύλλων εργασίας ή να συνοψίσουν σημειώσεις συνεντεύξεων. Αυτό που τα ενώνει είναι ότι απομακρύνουν από το γραφείο του ελεγκτή την επαναλαμβανόμενη, μεγάλου όγκου, χαμηλής κρίσης εργασία, απελευθερώνοντας χρόνο για τα κομμάτια της δουλειάς που πραγματικά απαιτούν επαγγελματικό σκεπτικισμό.

Το πιο προφανές όφελος είναι η κάλυψη. Ένα παραδοσιακό δείγμα ελέγχου σαράντα ή πενήντα συναλλαγών, το οποίο επιλέγεται επειδή αυτό μπορεί ρεαλιστικά να ελέγξει μια ομάδα στον διαθέσιμο χρόνο, γίνεται πολύ λιγότερο απαραίτητο όταν ένα bot μπορεί να εξετάσει ολόκληρο τον πληθυσμό και να επισημάνει τις αποκλίσεις. Αυτό δεν καταργεί την έννοια της δειγματοληψίας, όμως μετατοπίζει την έμφαση από τη δειγματοληψία για κάλυψη στη δειγματοληψία για βάθος, καθώς ο ελεγκτής μπορεί πλέον να αφιερώσει περισσότερο χρόνο στην κατανόηση του γιατί προέκυψαν οι επισημασμένες εξαιρέσεις, αντί να τις αναζητά εξαρχής.

Υπάρχει επίσης ένα πιο διακριτικό όφελος γύρω από τη συνέπεια. Ένας άνθρωπος ελεγκτής, όσο έμπειρος και αν είναι, θα εφαρμόσει έναν κατάλογο ελέγχου ελαφρώς διαφορετικά ανάλογα με την κόπωση, την πίεση χρόνου, ή απλώς τη σειρά με την οποία εξετάστηκαν οι φάκελοι. Ένα σωστά διαμορφωμένο bot εφαρμόζει τον ίδιο κανόνα στον πρώτο και στον χιλιοστό φάκελο. Αυτό έχει αξία για τον έλεγχο δικλείδων και για επαναλαμβανόμενους ελέγχους συμμόρφωσης, αν και αξίζει να ειπωθεί με ειλικρίνεια ότι η συνέπεια δεν ταυτίζεται με την ορθότητα. Ένα bot που εφαρμόζει με συνέπεια έναν εσφαλμένο κανόνα απλώς παράγει ένα εσφαλμένο αποτέλεσμα σε μεγάλη κλίμακα, γι' αυτό και ο σχεδιασμός και η περιοδική επανεξέταση της υποκείμενης λογικής παραμένουν ανθρώπινη ευθύνη.

Εδώ ακριβώς αναδεικνύεται η σύνδεση με τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Τα Παγκόσμια Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου του 2024 δίνουν σημαντική βαρύτητα στην ποιότητα της ίδιας της ελεγκτικής διαδικασίας, στην τεκμηριωμένη αιτιολόγηση, και στη διαρκή ευθύνη του ελεγκτή για επαγγελματική κρίση, ανεξάρτητα από τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη συλλογή αποδεικτικών στοιχείων. Ένα bot μπορεί να συλλέγει και να οργανώνει αποδεικτικά στοιχεία εξαιρετικά καλά. Δεν μπορεί ακόμη να αναλάβει την ευθύνη της ελεγκτικής γνώμης, και σε κάθε αξιόπιστο πλαίσιο διακυβέρνησης δεν θα έπρεπε να του ζητείται κάτι τέτοιο. Ο επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου που αξιοποιεί την αυτοματοποίηση χρειάζεται να μπορεί να εξηγήσει, σε ένα διοικητικό συμβούλιο ή μια επιτροπή ελέγχου, γιατί μια συγκεκριμένη εξαίρεση διερευνήθηκε περαιτέρω ή όχι, και αυτή η εξήγηση πρέπει να στηρίζεται σε ανθρώπινη συλλογιστική, όχι στο γεγονός ότι ένα σενάριο παρήγαγε ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα.

Υπάρχουν κίνδυνοι που αξίζει να ονομαστούν με ειλικρίνεια αντί να παραβλεφθούν. Η προκατάληψη αυτοματοποίησης είναι πραγματική: μόλις μια ομάδα συνηθίσει να εμπιστεύεται τις επισημάνσεις ενός bot, τείνει να διερευνά λιγότερο ό,τι το bot δεν επισήμανε, με την υπόθεση ότι αν ήταν σημαντικό το σύστημα θα το είχε εντοπίσει. Η ποιότητα των δεδομένων αποτελεί έναν άλλο διακριτικό κίνδυνο, καθώς ένα bot που έχει εκπαιδευτεί ή διαμορφωθεί πάνω σε ελλιπή ή μεροληπτικά ιστορικά δεδομένα απλώς αυτοματοποιεί τα τυφλά σημεία που ήδη υπήρχαν στα αρχεία του οργανισμού. Υπάρχει επίσης ένα ερώτημα διακυβέρνησης που πολλές λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου δεν έχουν ακόμη απαντήσει πλήρως: ποιος κατέχει τη λογική μέσα στο bot, ποιος την ελέγχει για συνεχιζόμενη ακρίβεια καθώς αλλάζουν τα υποκείμενα συστήματα, και πώς τεκμηριώνεται και ελέγχεται και αυτή η ίδια η διαδικασία ελέγχου.

Τίποτα από αυτά δεν αποτελεί επιχείρημα ενάντια στην υιοθέτηση. Αποτελεί επιχείρημα για υιοθέτηση με τον ίδιο επαγγελματικό σκεπτικισμό που ο εσωτερικός έλεγχος εφαρμόζει σε οτιδήποτε άλλο εξετάζει. Ένα bot που αναπτύσσεται στη λειτουργία ελέγχου είναι, κατά μία έννοια, απλώς μια ακόμη δικλείδα που η ίδια χρειάζεται να ελεγχθεί: η λογική της να επανεξετάζεται, τα αποτελέσματά της να συμφωνούνται περιοδικά με χειροκίνητο έλεγχο, και οι περιορισμοί της να αναφέρονται ρητά στα φύλλα εργασίας αντί να θεωρούνται σιωπηρά δεδομένοι. Οι ομάδες εσωτερικού ελέγχου που αντιμετωπίζουν τη δική τους αυτοματοποίηση με αυτόν τον τρόπο, αντί ως ένα αδιαφανές σύστημα που απλώς παράγει απαντήσεις, είναι εκείνες που πιθανότατα θα αντλήσουν πραγματική αξία από αυτήν, αντί για μια ψευδή αίσθηση διασφάλισης.

Η κατεύθυνση είναι αρκετά σαφής ώστε το ενδιαφέρον ερώτημα να μην είναι πλέον αν τα bot έχουν θέση στον εσωτερικό έλεγχο, αλλά πόσο γρήγορα και πόσο προσεκτικά θα επιλέξει κάθε λειτουργία να τα εντάξει. Οι εταιρείες που κινούνται πρώτες, με σωστή τεκμηρίωση και υγιή σεβασμό στα όρια της τεχνολογίας, είναι πιθανό να διαπιστώσουν ότι η αυτοματοποίηση δεν συρρικνώνει το επάγγελμα. Το αναδιαμορφώνει, μετατοπίζοντας τον χρόνο και την προσοχή προς την κρίση ανώτερης τάξης που ήταν ανέκαθεν το πραγματικό νόημα της δουλειάς.